প্রসঙ্গ: প্রতিবেদন কী? প্রতিবেদনের প্রকারভেদ ও প্রয়োজনীয়তা এবং  প্রতিবেদন রচনার কৌশল।

প্রতিবেদন কী

বিশেষ ধরনের রচনা হচ্ছে প্রতিবেদন। এটি কোনো ঘটনা বা কোনো কিছুর অনুসন্ধানের ভিত্তিতে রচিত হয়। কোনো ঘটনার ক্ষেত্রে ঘটনার তথ্যনির্ভর বিবরণই প্রতিবেদন। অনেক সময় কোনো কর্তৃপক্ষের নির্দেশে কোনো ব্যক্তি বা তদন্ত কমিশন কোনো সুনির্দিষ্ট ঘটনা বা বিষয়ে খুঁটিনাটি অনুসন্ধানের পর সুপারিশ সহ যে বিবরণ সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষকে প্রদান করে তাকেও প্রতিবেদন বলা হয়। তবে এ ধরনের প্রতিবেদনকে বলা হয় তদন্ত প্রতিবেদন। কোনো এলাকায় ভয়াবহ অগ্নিকান্ড ঘটলে সংবাদপত্রে ঐ ঘটনা সংক্রান্ত প্রতিবেদন ছাপা হতে পারে। এ ধরনের প্রতিবেদনকে সংবাদ প্রতিবেদন বলা হয়। আবার একই এলাকায় বারবার অগ্নিকাণ্ড ঘটলে অগ্নিকাণ্ডের কারণ নির্ণয়ে ও তা রোধের উপায় সম্পর্কে পরামর্শ দানের জন্যে তদন্ত কমিটি গঠন করা যেতে পারে। ঐ কমিটি যে প্রতিবেদন প্রদান করবে তা হবে তদন্ত প্রতিবেদন।

প্রতিবেদনের শ্রেণিবিভাগ

প্রতিবেদন বিভিন্ন প্রকার হতে পারে। তবে সাধারণত প্রতিবেদনকে তিন ভাগে ভাগ করা হয়ে থাকে। যেমন :

১. সাধারণ প্রতিবেদন;

২. সংবাদ প্রতিবেদন ও

৩. টেকনিক্যাল বা কারিগরি প্রতিবেদন ।

১. সাধারণ প্রতিবেদন : সাধারণ প্রতিবেদনের পরিধি অনেক বিস্তৃত। কোনো সংস্থা বা সংগঠনের বার্ষিক কর্মতৎপরতার বিবরণকে বলা হয় এনুয়াল রিপোর্ট বা বার্ষিক প্রতিবেদন। ব্যবসা-বাণিজ্যের লাভক্ষতির হিসাব-নিকাশের পর্যালোচনামূলক প্রতিবেদনকে বলা হয় অডিট প্রতিবেদন। হত্যাকাণ্ড, দুর্ঘটনা ইত্যাদির কারণ অনুসন্ধান করে প্রণীত তথ্যভিত্তিক প্রতিবেদনকে বলা হয় তদন্ত প্রতিবেদন । আর এই ধরনের প্রতিবেদনগুলো সাধারণ প্রতিবেদনের মধ্যে পড়ে ৷

২. সংবাদ প্রতিবেদন : দৈনিক পত্রিকার পাতায় প্রতিদিন নানা ধরনের সংবাদ ছাপা হয়। এসব সংবাদ সংগ্রহ করা হয় পত্রিকার নিজস্ব সংবাদদাতা বা প্রতিবেদকের মাধ্যমে। আবার বিবিসি, রয়টার, ইউপিআই, আবাস ইত্যাদি সংবাদ সংস্থার মাধ্যমেও সংবাদ সংগ্রহ করা হয়। এই সংস্থাগুলোই তখন প্রতিবেদকের ভূমিকা পালন করে এবং এদের মাধ্যমে পাওয়া প্রতিবেদনকে বলা হয় সংবাদ প্রতিবেদন ।

৩. টেকনিক্যাল বা কারিগরি প্রতিবেদন : রাস্তা-ঘাট, বিমানবন্দর, নৌপথ, সমুদ্র বন্দর, কলকারখানা, বিদ্যুৎ সরবরাহ ইত্যাদি কারিগরি কর্মক্ষেত্রে উদ্ভূত সমস্যার সমাধানে কিংবা উন্নয়ন প্রকল্পের কারিগরি দিকের সম্ভাব্যতা যাচাইয়ের জন্যে যে প্রতিবেদন প্রণয়ন করা হয় তাকে টেকনিক্যাল বা কারিগরি প্রতিবেদন বলে ।

বিবিধ প্রকার প্রতিবেদন

বিভিন্ন প্রেক্ষাপটে প্রতিবেদনকে নানা নামে ও বিশেষণে অভিহিত করা যায়। কোনো প্রতিবেদন নিয়মিত দেওয়া হলে তাকে বলা হয় নিয়মিত প্রতিবেদন (দৈনন্দিন আয়-ব্যয়ের প্রতিবেদন), কোনো ঘটনার চটজলদি উপস্থিত প্রতিবেদনকে বলা হয় সাময়িক প্রতিবেদন এবং সার্বিক অনুসন্ধানের পর দেওয়া প্রতিবেদনকে বলা হয় চূড়ান্ত প্রতিবেদন। সরকারি কোনো সংস্থার পক্ষ থেকে প্রতিবেদন রচিত হলে তাকে বলা হয় সরকারি প্রতিবেদন। বেসরকারি সংস্থার প্রতিবেদন হলে বেসরকারি প্রতিবেদন। আর কোম্পানির তৈরি প্রতিবেদন হলে কোম্পানি প্ৰতিবেদন ।

প্রতিবেদন রীতিমাফিক হলে তাকে বলা হয় রীতিসিদ্ধ প্রতিবেদন। পক্ষান্তরে রীতি অনুযায়ী না হলে তাকে বলা হয় রীতিবিরুদ্ধ প্রতিবেদন।

প্রতিবেদন নির্দেশানুসারে রচিত হয়েছে কিনা সে বিচারে প্রতিবেদনকে প্রার্থিত ও অপ্রার্থিত প্রতিবেদন হিসেবে ভাগ করা চলে। বিধিবদ্ধভাবে প্রতিবেদন রচিত হয়েছে কিনা সেটা বিবেচনায় নিলে প্রতিবেদন হতে পারে বিধিবদ্ধ বা অবিধিবদ্ধ ।

কোনো নির্বাহী কর্তৃপক্ষ প্রতিবেদন রচনা করলে তা হবে নির্বাহী প্রতিবেদন। অফিসে কর্মরত কর্মচারীদের কর্মদক্ষতা সম্পর্কিত গোপনীয় তথ্যমূলক প্রতিবেদনকে বলা হয় গোপন প্রতিবেদন। কোনো প্রতিবেদন বিশেষভাবে রচিত হলে তা হবে বিশেষ প্রতিবেদন ৷

এছাড়াও আরো অনেক রকমের প্রতিবেদন হতে পারে। যেমন, বেতন কমিশন প্রতিবেদন, শিক্ষা কমিশন প্রতিবেদন, চাকুরি কমিশন প্রতিবেদন ইত্যাদি ।

প্রতিবেদনের উদ্দেশ্য ও প্রয়োজনীয়তা

সংবাদপত্রে প্রকাশিত প্রতিবেদন আধুনিক জীবনের অপরিহার্য অঙ্গ। সংবাদপত্রে বা গণমাধ্যমে ডেঙ্গু জ্বর সম্পর্কিত প্রতিবেদনে আমরা সচেতন ও সতর্ক হয়েছি। দুর্ঘটনার প্রতিবেদন দেখে নিহত ও আহতদের আত্মীয়-স্বজন ছুটে যায় ঘটনাস্থলে ।

অন্যদিকে বিশেষ উদ্দেশ্যেও প্রতিবেদন রচিত হতে পারে । যেমন, পরীক্ষায় দুর্নীতি কিংবা হাসপাতালে চিকিৎসা সেবার মান সংক্রান্ত প্রতিবেদন। এমনকি বাজারে কোনো পণ্যের চাহিদা নিরূপণের জন্যেও প্রতিবেদন তৈরি করা যেতে পারে। এ ধরনের প্রতিবেদনে নানা তথ্য, উপাত্ত, জরিপ, সাক্ষাৎকার ইত্যাদির প্রয়োজন হয়।

বিশেষ উদ্দেশ্যে রচিত প্রতিবেদনের লক্ষ্য হয় ঐ বিষয় সম্পর্কে কর্তৃপক্ষকে যথাযথ ধারণা প্রদান কিংবা সমস্যা সমাধানে যথাযথ পদক্ষেপের সুপারিশ করা যেন কর্তৃপক্ষ ঐসব সুপারিশ বাস্তবায়নে সাধ্যমতো পদক্ষেপ নিতে পারেন।

প্রতিবেদকের দায়িত্ব ও ভূমিকা

সংবাদ প্রতিবেদন ও তদন্ত প্রতিবেদন— উভয় ক্ষেত্রেই প্রতিবেদকের প্রাথমিক কাজ তিনটি :

ক. পর্যবেক্ষণ; খ. লিপিবদ্ধ, শ্রুতিবদ্ধ বা দৃশ্যবদ্ধকরণ; গ. প্রতিবেদন প্রণয়ন

যিনি প্রতিবেদন রচনা করেন তাঁকে প্রত্যক্ষ ঘটনার সাক্ষী হতে হয়। কিংবা  কোনো ঘটনা ঘটে যাওয়ার পর সে সম্পর্কে তথ্য সংগ্রহ করতে হয়। তারপর প্রতিবেদন রচনা করতে হয়।  যথাযথ প্রতিবেদন লেখার স্বার্থে প্রতিবেদক কিছুটা ইতিহাস-লেখকের কাজও করেন। সদ্য ঘটে যাওয়া ঘটনার প্রতিবেদন লিখতে গিয়ে হয়তো অতীতে ঘটে যাওয়া অন্য কোনো ঘটনার সঙ্গে তাঁকে যোগসূত্র রচনা করতে হয় । প্রতিবেদনে কেবল : কে-কী-কখন-কোথায় জাতীয় ঘটনার বিবরণ দিলে চলে, তা নয়। কেন এবং কীভাবে জাতীয় প্রশ্নের উত্তর থাকলে প্রতিবেদন স্পষ্ট ও সহজে বোধগম্য হয়। তবে সব ক্ষেত্রেই প্রতিবেদন হতে হয় তথ্যনির্ভর। সে তথ্য হতে পারে নিজের চোখে দেখা কিংবা অন্যের মাধ্যমে পরোক্ষভাবে পাওয়া ।

প্রতিবেদনের আকার-আকৃতি

প্রতিবেদন ২ থেকে ৩ পৃষ্ঠার মধ্যে সীমিত ব্যাখ্যা-বিবরণধর্মী লেখা হতে পারে। আবার তা হয়তো হতে পারে চিত্র, নকশা, সারণি ইত্যাদি সংবলিত বাঁধাই করা বইয়ের আকারেও।

প্রতিবেদন লিখন

বড় হোক আর ছোট হোক, তার কাঠামো ও রূপ যা-ই হোক, প্রায় সবাইকেই কমবেশি প্রতিবেদন লেখার কাজ করতে হয় এবং ভালো প্রতিবেদন লিখতে পারা চাকরির ক্ষেত্রে একটা বিশেষ যোগ্যতা বলে বিবেচিত হয়। এখানে প্রতিবেদন রচনার কিছু দিক আলোচিত হলো :

ক. প্রতিবেদনের রূপরেখা : মানসম্পন্ন প্রতিবেদন রচনার জন্যে প্রথমেই দরকার পর্যাপ্ত ও যথাযথ প্রাসঙ্গিক তথ্য । বাড়তি, অপ্রয়োজনীয় ও অপ্রাসঙ্গিক তথ্যে যেন প্রতিবেদন ভারাক্রান্ত না হয় সেদিকে বিশেষ লক্ষ রাখা দরকার । আঙ্গিক বা গঠন-কাঠামোর দিক থেকেও প্রতিবেদনের স্বকীয় বৈশিষ্ট্য রয়েছে। লেখার সময় ঐ কাঠামো যথাযথভাবে অনুসরণ করতে হয়। এজন্যে প্রতিবেদন রচনার আগে বা রচনার সময় একটা রূপরেখা তৈরি করে নিলে খুব ভালো হয় । তা না হলে প্রতিবেদন সুন্দর ও মানসম্মত হয় না ।

খ. প্রতিবেদন হবে নির্মেদ ও সংহত : দক্ষ প্রতিবেদক খোলা মনে সংশ্লিষ্ট বিষয়ের সঙ্গে সম্পর্কিত ও প্রয়োজনীয় সব ধরনের তথ্য সংগ্রহ করেন। কিন্তু প্রতিবেদন রচনার সময় তিনি যাচাই-বাছাই করে কেবল অপরিহার্য তথ্যগুলো কাজে লাগান ।

গ. প্রতিবেদন হবে বস্তুনিষ্ঠ : পূর্বনির্ধারিত সিদ্ধান্ত মাথায় রেখে তথ্য সংগ্রহ বা প্রতিবেদন রচনা করলে সে প্রতিবেদন সৎ ও বস্তুনিষ্ঠ হয় না। প্রতিবেদন হতে হবে বস্তুনিষ্ঠ – অর্থাৎ ব্যক্তিগত পছন্দ-অপছন্দ নিরপেক্ষ । খোলা মনে তথ্য-উপাত্ত সংগ্রহ করে সেসবের ভিত্তিতেই ফলাফল ও সুপারিশ প্রণয়ন করলে প্রতিবেদন যথাযথ হয়। কার্যকর প্রতিবেদনে অতিরঞ্জন বা অতিশয়োক্তি যেমন থাকে না, তেমনি তা কোনোভাবেই পক্ষপাতিত্বমূলক হওয়াও চলে না। সৎ প্রতিবেদকের কাজ প্রকৃত ঘটনা ও তথ্য যথাসম্ভব স্পষ্টভাবে উপস্থাপন করে নিরাবেগ ভাষায় সুনির্দিষ্ট ও যথাযথ প্রতিবেদন রচনা করা ৷

ঘ. প্রতিবেদনের ভাষা হবে সহজবোধ্য : প্রতিবেদনের ভাষা হবে সরল ও স্পষ্ট। তা যেন দুর্বোধ্য শব্দভারে জটিল হয়ে না পড়ে৷ কোনো বক্তব্য যেন দ্ব্যর্থবোধক না হয় সে দিকেও বিশেষ লক্ষ রাখা দরকার। প্রতিটি অনুচ্ছেদ শুরু করা উচিত প্রাসঙ্গিক বাক্য দিয়ে। যেন পাঠক তা পড়েই বুঝতে পারেন প্রতিবেদনের কোন দিকটি ঐ অনুচ্ছেদে বিবৃত হয়েছে। যথাযথ প্রতিবেদনে এক এক অনুচ্ছেদে এক একটি দিক উপস্থাপিত হয়। ভালো প্রতিবেদনে অপ্রয়োজনীয় খুঁটিনাটি কোনো বিষয় থাকে না ।

ঙ. প্রতিবেদনের ভাষা হবে প্রাঞ্জল : প্রতিবেদনের ভাষা হবে প্রাঞ্জল, তবে ব্যাকরণসম্মত। বাক্য প্রয়োগ হবে সরল ও নির্ভুল। বিরামচিহ্নের প্রয়োগ হবে যথাযথ। তাহলেই প্রতিবেদন হবে ভাষার দিক থেকে উৎকর্ষমণ্ডিত ও প্রাঞ্জল।

প্রতিবেদন রচনার সহজ কৌশল

প্রতিবেদন রচনার ক্ষেত্রে এ ধরনের প্রশ্ন প্রায় সময় খুব কাজে লাগে :

১।      তুমি কি কারো নির্দেশে প্রতিবেদন লিখছ? কী ধরনের প্রতিবেদন লিখছ? যিনি তোমাকে সমস্যা খতিয়ে দেখতে বলেছেন তিনি কে? তিনি কখন, কেন, এ দায়িত্ব দিয়েছেন?

২।      সুনির্দিষ্টভাবে কোন বিষয়ে প্রতিবেদন লিখতে হবে?

৩।      কীভাবে অনুসন্ধান, তদন্ত বা তথ্য সংগ্রহ করা হলো (কর্তৃপক্ষের সঙ্গে আলোচনা, সাধারণ মানুষের কাছ থেকে সাক্ষাৎকার গ্রহণ, ঘটনাস্থল পরিদর্শন, পরীক্ষা-নিরীক্ষা সম্পাদন, প্রয়োজনীয় পঠন-পাঠন ইত্যাদি)?

৪।      সুনির্দিষ্ট ফলাফল বা সুপারিশ কী কী?

সংবাদ প্রতিবেদন রচনা

সংবাদ প্রতিবেদন রচনার ক্ষেত্রে কিছু স্বতন্ত্র বৈশিষ্ট্য রয়েছে। অধিকাংশ ক্ষেত্রে এ ধরনের প্রতিবেদন ‘কে, কখন, কোথায়, কী, কীভাবে এবং কেন' ইত্যাদি প্রশ্নের সঙ্গে সম্পর্কিত। প্রতিবেদন রচনার সময় প্রতিবেদক এসব প্রশ্ন মনে “রেখেই প্রতিবেদন রচনা করেন। এ ধরনের প্রতিবেদন রচনার ক্ষেত্রে নিম্নলিখিত দিকগুলোর দিকে লক্ষ রাখতে হয় :

১ .     শিরোনাম : প্রতিবেদনের শিরোনাম হওয়া উচিত সমালোচনাধর্মী, সারাৎসারমূলক এবং আকর্ষণীয় ৷

২.      সূচনা-অনুচ্ছেদ : প্রথম বা সূচনা-অনুচ্ছেদে মূল ঘটনা চুম্বকাকারে বলা হয় এবং ঘটনার বিবরণ শুরু করা হয় । এই অনুচ্ছেদই মূলত শিরোনামের উৎস।

৩.      উৎস-সূত্র : সূচনা অনুচ্ছেদেই প্রতিবেদনের উৎস-সূত্র বর্ণিত হয়। যেমন : রয়টার জানাচ্ছে, নাম প্রকাশে অনিচ্ছুক একজন সরকারি মুখপাত্র জানান ইত্যাদি।

৪.      ব্যক্তিনাম পরিহার : ব্যক্তিনাম পরিহার করে সে ক্ষেত্রে পদমর্যাদা (অধ্যক্ষ, পরিচালক), সাধারণ পরিচয় (বিশেষজ্ঞ, কর্মকর্তা, কারখানার শ্রমিকরা) কিংবা বিশেষ বাক্যাংশ (ভুক্তভোগী এলাকাবাসী, নাম প্রকাশে অনিচ্ছুক মহিলা) ব্যবহার করা হয় ।

৫. অন্যান্য

-        সময় ও স্থান (গতকাল ঢাকা-চট্টগ্রাম মহাসড়কে যাত্রাবাড়ির মোড়ে);

-        তথ্য ও সংখ্যা (বোমা বিস্ফোরণে ৩ জন ঘটনাস্থলে নিহত এবং ৩৫ জন আহত হয়েছেন);

-        প্রত্যক্ষ বা পরোক্ষ উল্লেখ (এলাকাবাসী জানাচ্ছেন, বৈদ্যুতিক শর্ট সার্কিট থেকে আগুন লাগায় ঘটনাটি ঘটেছে)।

:

সংবাদ-বিজ্ঞপ্তি : সংবাদ-প্রতিবেদন তৈরি করে তা পত্রিকায় প্রকাশের জন্যে পাঠানো হলে তাকে সংবাদ-বিজ্ঞপ্তি বলে। এ ধরনের প্রতিবেদনে সংবাদ-বিজ্ঞপ্তি কথাটি সংবাদ শিরোনামের উপরে লেখা থাকে। সংবাদ-বিজ্ঞপ্তির নিচে প্রতিবেদক বা সংবাদদাতার নাম স্বাক্ষর করতে হয় এবং তারিখ দিতে হয়।

ড. এ. আই. এম. মুসা

www.onlinereadingroombd.com