প্রসঙ্গ: বৈদ্যুতিন চিঠি বা ইমেইল

বৈদ্যুতিন চিঠি বা ইমেইল কী?

এক ধরনের অনলাইন পত্র-যোগাযোগের মাধ্যমই হলো বৈদ্যুতিন চিঠি বা ই-মেইল। এই পত্র-যোগাযোগটি কম্পিউটার, স্মার্ট ফোন বা ট্যাবের মাধ্যমে সম্পন্ন হয়। প্রাতিষ্ঠানিক  কিংবা ব্যক্তিগত যোগাযোগসহ সব ধরনের যোগাযোগের ক্ষেত্রে বর্তমান কালে এই মাধ্যমটি অত্যন্ত জনপ্রিয় হয়ে উঠেছে । কম্পিউটার প্রযুক্তির অভাবনীয় উন্নতির ফলে এখন সাধারণ বার্তা, চিঠি, প্রতিবেদন, তথ্য-উপাত্ত, সারণি, চিত্র ইত্যাদি বৈদ্যুতিনভাবে এক কম্পিউটার বা স্মার্ট ফোন থেকে অন্য কম্পিউটার বা স্মার্ট ফোনে  চোখের পলকেই পাঠানো সম্ভব হচ্ছে। ফলে বর্তমান কালে যোগাযোগের ক্ষেত্রে ডাক মারফত চিঠি পাঠানোর চেয়ে বৈদ্যুতিন চিঠি লিখন ক্রমেই জনপ্রিয় হয়ে উঠেছে। এর কারণ, এই উপায়ে বলতে গেলে যে-কোনো জায়গা থেকে যে-কোনো সময়ে মুহূর্তের মধ্যেই বিশ্বের যে- কোনো প্রান্তে ডকুমেন্ট বা চিঠি প্রেরন করা সম্ভব হচ্ছে।

বৈদ্যুতিন চিঠি  বা ইমেইল লেখার নিয়ম:

১. ইমেইল বা বৈদ্যুতিন চিঠির শুরতেই ইমেইল এড্রেস (email address ) লিখতে হয়। ইমেইল এড্রেস লেখার ক্ষেত্রে খুব সতর্ক থাকতে হয় যেন ইমেইল এড্রেসের কোনো বর্ণ বা চিহ্ন বাদ না যায়।

২. ইমেইল এড্রেসের পরে থাকে ‘CC’ ও ‘BCC'  শীর্ষক দুইটি ঘর। অনেক সময় একই চিঠি একাধিক প্রাপকের কাছে পাঠানোর দরকার পড়ে। এ ক্ষেত্রে  ‘CC’ কিংবা ‘BCC' ঘরে প্রাপকের ঠিকানা ব্যবহার করতে হয়। সিসি বলতে বোঝায় কার্বন কপি (Carbon copy)। অন্যদিকে 'বিসিসি” বলতে বোঝায় ব্লাইন্ড কার্বন কপি (Blind Carbon Copy) ।

cc তে যাদের ইমেইল এড্রেস দেওয়া হয় তারা সবাই দেখতে পাবে মেইলেটি কাকে কাকে পাঠানো হয়েছে।

bcc তে যাদের ইমেইল এড্রেস দেওয়া হয় তারা কেউ জানতে পারে না ইমেইলটি কাকে কাকে পাঠানো হয়েছে।

৩.  ই-মেইল বা বৈদ্যুতিন পত্রের তৃতীয় ধাপে থাকে Subject এর ঘর।  এটি পূরণ করা খুবই জরুরি। কারণ বিষয়ের শিরোনাম দেখেই প্রাপক সিদ্ধান্ত গ্রহণ করেন তিনি পত্রটি বা ডকুমেন্টটি আদৌ পড়বেন বা খুলবেন কি-না । এটির গুরুত্ব বুঝেই তিনি ঠিক করেন তা উপেক্ষা করবেন, মুছে ফেলবেন, না ফাইলে সংরক্ষণ করবেন। সেই জন্যে বিষয় শিরোনামে পত্রের মূল বক্তব্য গুরুত্বের সাথে লেখা প্রয়োজন।

৪. ইমেইল বা পত্রের প্রারম্ভেই পত্রের মূল বক্তব্য বা উদ্দেশ্য তুলে ধরা জরুরি। এর পরই প্রয়োজনীয় অন্যান্য তথ্য সন্নিবেশ করতে হয়। বিশেষ করে কোনো ব্যক্তির সঙ্গে যোগাযোগ সম্পর্কিত তথ্য, কিংবা কোনো কাজের সর্বশেষ তারিখ ইত্যাদি।

৫. ইমেইল বা বৈদ্যুতিন চিঠি হবে সংক্ষিপ্ত ও সংহত। তা সাধারণভাবে চার বা পাঁচ লাইনের বেশি যেন না হয় ৷ পত্র বেশি দীর্ঘ হলে প্রাপক প্রতিটি শব্দ মনোযোগ দিয়ে নাও পড়তে পারেন। ফলে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য তার চোখ এড়িয়ে যেতে পারে। ইমেইলে অপ্রাসঙ্গিক তথ্য বাদ দেওয়া খুবই জরুরি।  ইমেইল চার বা পাঁচ লাইনের চেয়ে বড় হলে তা আলাদা সংযোজন বা অ্যাটাচমেন্ট হিসেবে পাঠানো উচিত। সে ক্ষেত্রে মূল পত্র হবে একেবারে সংক্ষিপ্ত এবং তাতে সংযোজিত পত্রের উল্লেখ থাকবে।

৬. ইমেইল বা বৈদ্যুতিন চিঠিতে যদি অনেকগুলো সূত্রের দিকে দৃষ্টি আকর্ষণ করা হয় তবে সে ক্ষেত্রে সেগুলো ক্রমিক নম্বর দিয়ে চিহ্নিত করা ভালো ।

৭. চিঠিতে পেশাদায়িত্ব রক্ষা করা উচিত। এ জন্যে চিঠি তৈরি হওয়ার পর তা ভালো করে আবার সম্পাদনা করা ভালো ৷ চিঠিতে যেন বাক্য গঠনগত কিংবা বানানের ত্রুটি না থাকে।

ড. এ. আই. এম. মুসা

www.onlinereadingroombd.com